Outlook Backup Toolbox – Утилита резервного копирования данных Microsoft Outlook. Как сделать резервное копирование писем Резервная копия аутлук

Пользователи почтового клиента Outlook довольно часто сталкиваются с проблемой сохранения писем перед переустановкой операционной системы. Особенно остро эта проблема стоит перед теми пользователями, которым нужно сохранить важную переписку, будь то личная или рабочая.

Подобная проблема также касается и тех пользователей, которые работают за разными компьютерами (например, на работе и дома). В таких случаях иногда требуется перенести письма от одного компьютера к другому и сделать это обычной пересылкой не всегда удобно.

Именно поэтому сегодня мы поговорим о том, каким способом можно сохранить все свои письма.

На самом деле, решение подобной проблемы очень простое. Архитектура почтового клиента Outlook такова, что все данные хранятся в отдельных файлах. Файлы с данными имеют расширение.pst, а файлы с письмами – .ost.

Таким образом, процесс сохранения всех писем в программе сводится к тому, что нужно скопировать эти файлы на флешку или любой другой носитель. Затем, после переустановки системы файлы с данными необходимо загрузить в Outlook.

Итак, начнем с копирования файла. Для того, чтобы узнать в какой папке храниться файл с данными необходимо:

1. Открыть Outlook.

2. Зайти в меню «Файл» и в разделе сведения открыть окно настройки учетных записей (для этого в списке «Настройка учетных записей» выбрать соответствующий пункт).

Теперь остается перейти на вкладку «Файлы данных» и посмотреть где хранятся нужные файлы.

Для того, чтобы перейти в папку с файлами не обязательно открывать проводник и искать эти папки в нем. Достаточно выделить нужную строку и нажать кнопку «Открыть расположение файла…».

Теперь копируем файл на флешку или другой диск и можно приступать к переустановке системы.

Для того, чтобы вернуть все данные на место после переустановки операционной системы, необходимо проделать те же действия, что были описаны выше. Только, в окне «Настройки учетных записей» необходимо нажать на кнопку «Добавить» и выбрать сохраненные ранее файлы.

Таким образом, потратив всего пару минут, мы сохранили все данные Outlook и теперь можно смело приступать к переустановке системы.

Введение

Резервное копирование — это один из важнейших факторов сохранности ваших данных, будь то файлы вашего сайта или архив писем вашей почты. В этом руководстве вы узнаете, как сделать резервное копирование вашей почты с помощью трех популярных почтовых клиентов.

Быстрая навигация:

Перед началом данного руководства, стоит немного расширить свои знания о входящих почтовых протоколах и различиях между ними. Существует два почтовых протокола: IMAP и POP3. Основным различием является то, что IMAP позволяет синхронизировать ваши письма с несколькими устройствами, в то время как протокол POP3 не имеет данной возможности.

Еще одним большим недостатком POP3 является невозможность экспортировать исходящие письма в почтовый клиент. Поэтому рекомендуется использовать протокол IMAP, если это позволяет ваш почтовый провайдер. Для более детального объяснения разницы между IMAP и POP3 загляните в .

Что вам понадобится

Перед тем, как мы начнем это руководство, вам понадобится следующее:

• Доступ к панели управления хостингом.
• Почтовый клиент.

Шаг 1 - Сбор данных о почтовом сервере

Во-первых, вам необходимо получить информацию о вашем почтовом сервере. В панели управления Hostinger она может быть найдена в специальном разделе. Для ее получения следуйте следующим этапам:

1. Войдите в панель управления Hostinger и введите Почтовые аккаунты в поисковое поле.
2. Или же найдите иконку Почтовые аккаунты в разделе Почта и нажмите нанее.

1. Нажмите на кнопку Управление напротив вашего почтового аккаунта, затем Информация .

1. Вылезет окно со всеми необходимыми данными. Запишите или скопируйте их в текстовый редактор на вашем компьютере. Они понадобятся нам позже.

Шаг 2 - Резервное копирование почты

После того как вы получили необходимые данные почтового сервера, вы можете продолжить с настройкой вашего почтового клиента и созданием резервных копий ваших писем. Ниже вы можете найти 3 варианта того, как сделать резервное копирование почты с помощью разных почтовых клиентов.

Вариант 1 - Резервное копирование почты в Outlook

Начнем с добавления вашей учетной записи в Outlook. В этом руководстве мы будем использовать Outlook 2016. Для инструкций о том, как произвести данный процесс в более ранних версиях Outlook загляните в это руководство .

1. Откройте Outlook и нажмите Файл → Добавить учетную запись .

1. В появившемся окне выберите Ручная настройка или дополнительные типы серверов и нажмите Далее .

1. Нажмите на Протокол POP или IMAP , затем Далее .

1. В новом окне введите данные полученные в первом Шаге и нажмите кнопку Далее .

1. Для завершения настройки нажмите кнопку Готово .

1. Нажмите Файл , выберите Открыть и экспортировать и кликните на кнопку Импорт и экспорт .

1. В новом окне выберите опцию Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее .

1. Выберите тип файла. В этом руководстве мы будем использовать Файлы данных Outlook (.pst) . Нажмите Далее .

1. Теперь выберите ваш почтовый аккаунт из списка и снова нажмите Далее .

1. Наконец, выберите папку для экспорта и нажмите кнопку Готово .

1. Вы сможете найти резервную копию ваших писем в выбранной папке в .pst формате.

Резервное копирование ваших писем в Outlook довольно легкий процесс и занимает всего несколько минут.

Вариант 2 - Резервное копирование почты в Thunderbird

Запустите Thunderbird и включите мастер настройки новых почтовых аккаунтов. Если это ваш первый запуск Thunderbird, мастер настройки появится автоматически. Вы также можете вызвать его нажав на кнопку Почта :

1. В первом окне выберите Пропустить это и использовать мою существующую почту , так как у вас уже есть почтовый аккаунт.

1. Теперь впишите ваше имя, адрес электронной почты, пароль от нее и нажмите Продолжить .

1. На следующем этапе Thunderbird попытается автоматически получить данные почтового сервера. Однако в большинстве случаев этот процесс не приносит результата. Поэтому вам необходимо ввести данные вручную. Просто введите данные из первого Шага и нажмите кнопку Перетестировать . Если вы не получите никаких ошибок, нажмите кнопку Готово .

Вы должно быть заметили, что Thunderbird сейчас не показывает ни одного вашего сообщения. Для скачивания ваших сообщений с сервера нажмите кнопку Получить сообщения .

Вы успешно настроили ваш клиент Thunderbird. Теперь давайте перейдем к резервному копированию ваших писем. Это может быть слегка сложно, так как Thunderbird не имеет встроенной функции экспорта сообщений. Однако, есть обходной путь:

1. Создайте новую папку на вашем компьютере и назовите ее Резервная копия почты .
2. В Thunderbird, войдите в папку с письмами для которой хотите произвести резервное копирование.
3. Используйте CTRL + A (CMD + A для MacOS) для выделения всех сообщений в папке.
4. Нажмите правой клавишей мыши на сообщениях и выберите опцию Сохранить как…

1. Выберите созданную вами папку в качестве места для сохранения.
2. Вот и все, Thunderbird автоматически экспортирует все выбранные письма в формат eml .

Вы успешно завершили резервное копирование всех ваших входящих писем и сохранили их на своем компьютере.

Вариант 3 - Резервное копирование почты в Mac Mail

Пользователи MacOS могут произвести резервное копирование почты с помощью клиента Mac Mail. Следуйте данным этапам для добавления вашего почтового аккаунта в Mac Mail:

1. Запустите Mac Mail и выберите Почта → Добавить аккаунт.
2. Далее опцию Другие почтовые аккаунты… и нажмите кнопку Продолжить .

1. Введите данные вашего почтового сервера из Шага 1 и нажмите Войти .

1. Если введенные вами данные верны, Mac Mail войдет в ваш почтовый аккаунт и скачает ваши последние письма.

Процесс резервного копирования писем в Mac Mail очень прост:

1. Нажмите правой клавишей мыши на папке с нужными вам письмами и выберите Экспортировать почтовый ящик .

1. Выберите место для экспорта ваших писем и нажмите кнопку Выбрать .
2. Mac Mail экспортирует ваши письма в формате mbox архива.

Вот и все, вы успешно сделали резервное копирование вашей почты с помощью клиента Mac Mail. Формат mbox поддерживается большинством крупных почтовых клиентов. Поэтому у вас не должно возникнуть проблем, если вы решите перенести ваши письма в другие почтовые клиенты.

Заключение

В этом руководстве вы научились, как сделать резервное копирование почты с помощью 3 различных почтовых клиентов. Вы также получили знания об основных различиях между протоколами POP3 и IMAP.

This tutorial will teach you to safely back up Outlook emails, contacts, appointments and tasks automatically or manually in all versions of Outlook 2016, Outlook 3013, Outlook 2010, and Outlook 2007.

If you are using Microsoft Outlook for most of your email communications, there"s no need to dwell on how important it is to safely store, import and export all that data.

Whilst Outlook emails (as well as calendars, contacts, tasks, and notes) are stored within the Outlook Data File (.pst) file, some other files and settings such as account settings, signatures, templates, custom forms are stored in separate files. Therefore, if you want to transfer your Outlook account from the old computer to a new one in full, backing up only the .pst file may not be enough.

In this tutorial, you will find the detailed instructions on how to backup Outlook mails and other items automatically or manually and learn which method is best to be used in which scenarios.

How to backup Outlook emails by exporting

There may be different situations when you might want to back up Outlook mails - for example, when you are moving to another computer or restoring your Outlook data after a crash. In the second case, having a healthy Outlook backup can significantly alleviate the pain, so it"s a wise strategy to back-up your Outlook emails once in a while, especially if you are using email for work.

The most safe and reliable way to make an Outlook backup is to let Microsoft Outlook export a .pst file for you automatically. Apart from emails , this will also save contacts , calendars , tasks , and notes .

How to backup Outlook 2013 and Outlook 2016

To backup emails in Outlook 2013 and 2016, perform the following steps.

When exporting to an existing .pst file that is password protected, type the password that you previously used.

When exporting to an existing non-protected .pst file, Outlook will begin the export process immediately without showing the password dialog box.

You are finished! Just keep in mind that exporting a big .pst file may take a while, and the progress bar will stay on the screen until the backup process is completed. So, please be patient:)

How to backup Outlook 2010 emails

To make an Outlook 2010 backup, go to the File tab, and click Options > Advanced > Export :

This will start the Import and Export Wizard , and you perform steps 2 - 6 described above.

How to backup Outlook 2007 emails

To backup emails and other items in Outlook 2007, click the File menu, and then click Import and Export…

The Import and Export Wizard will run, and you configure it exactly as described in .

Now that your Outlook data is exported in a .pst file, you can move or copy the file in the usual way. For example, you can save your Outlook backup to Dropbox or OneDrive, and later on it to a new computer.

Advantages : Exporting a .pst file is a quick, intuitive and safe way to backup Outlook emails that can be easily accomplished even by unexperienced users. Additionally, it lets you make a selective backup , i.e. export only relevant data leaving out unimportant folders like Junk or Deleted items .

Drawbacks : Exporting a .pst file is not a complete Outlook backup (despite the fact that the default name of the exported file is backup.pst ). This method copies the most essential items such as mails, contacts, appointments, tasks, and notes. Some Outlook data is lost during export, even if you include all folders and subfolders. Among others, exporting does not save the following data: message rules, signatures, custom forms, custom views, and folder properties.

If you aim to backup Outlook data to the maximum extent possible, consider using one of the third-party "all-in-one" , or make a manually. In addition, you can back up files that store your Outlook templates, signatures, themes, and custom forms. Full details follow below.

Copy .pst file - quick way to backup emails in Outlook

For experienced users, the fastest way to take Outlook backup is copy the .pst file manually, and then . The main complication of this approach is that different Outlook versions store a .pst file in different locations.

PST file in Outlook 2013 and Outlook 2016

Depending on the operation system, the .pst file is stored in one of the following places:

Windows 8 and Windows 10 :

C:\Users\
or
C:\Users\\Roaming\Local\Microsoft\Outlook

Windows 7 and Windows Vista :

C:\Users\\Documents\Outlook Files

PST file in Outlook 2010

On all operating systems including Vista, Windows 7, Windows 8 and Windows 10, the default location of the Personal Folders file is this:

C:\Users\\Documents\Outlook Files

PST file in Outlook 2007 and earlier

On Vista, Windows 7, Windows 8 and Windows 10, the .pst file is located here:

C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook

In earlier versions of Windows and Outlook, .pst can be found in one of the following locations:

C:\Documents and Settings\

C:\Users\\Documents\Outlook Files

C:\Users\\My Documents\Outlook Files

Note. AppData is a hidden folder. To be able to see it, go to Control Panel > Folder Options , switch to the View tab, and select Show hidden files, folders, or drives under Hidden files and folders .

How to determine the .pst file location on your computer

Over the years, Microsoft seems to have created a real mess in terms of the Outlook .pst location. Nevertheless, you can quickly find the Outlook Data File on your machine in this way:

This will open the folder in which the .pst file is stored on your machine.

And now, close your Outlook (an open Outlook won"t let you copy the .pst file), and copy the file as usual: right-click, and click Copy . Or, press the Ctrl+C shortcut to copy the file, and Ctrl+V to paste it.

Back up Outlook rules

Since Outlook 2003, messages rules are stored in a .pst file. So, copying a .pst file makes a backup of the rules, and the correct migration of the backup to a new profile restores the rules (please see ). The only adjustment that you will have to make is remap "Move to folder" and "Copy to folder" rules. To do this, open Outlook, click Manage Rules and Alerts , select the rule, click the folder name in the bottom pane, and click OK to confirm the folder.

As an extra precaution, you can export your rules to a separate .rwz file. On the Home tab, click Rules > Manage Rules & Alerts > Options > Export Rules…

Advantages : Making a direct copy of the .pst file rather than using the export feature allows you to save more data - after a proper restore your Outlook rules as well as some other customizations will be still there.

Drawbacks : You need to know where the .pst file is stored in your Outlook, or be able to find its location. If you have several Outlook accounts that store data in different .pst files, you should be 100% confident that you backed up the correct file.

How to back up Outlook signatures, templates, custom forms and settings

Apart from Outlook emails, you may want to back up other items and settings. Below, you will find a list of places where Outlook 2013 and Outlook 2016 store them.

Signatures (.rtf, .txt, .htm)

• C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Signatures

Stationery (.htm) - Outlook theme

• C:\Program Files (x86)\Common Files\ Microsoft Shared\Stationery
• C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Stationery

Outlook Templates (.oft)

• C:\Users\\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Templates

Navigation Pane settings (.xml)

• C:\Users\\AppData\Roaming\Outlook\profile name.xml
• C:\Documents and Settings\user\Application Data\Microsoft\Outlook\profile name.xml

Custom forms

• C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Forms
• C:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Microsoft\Forms

Note. Be sure to close your Outlook before copying any of the above files.

How to backup Office 365 emails

Usually, you don"t need to backup Office 365 mailbox (outlook.office365.com) because it is stored in the cloud and you can access your emails and other data from any place in the world. In some cases, for example when changing jobs and as the result moving to another Office 365 account, you may want to have a local copy of your emails. Here"s how:

How to backup Outlook Exchange mailbox

Exchange accounts keep all data on the server, and your computer stores the Offline Outlook Data File (.ost), which is a synchronized copy of your Exchange account. The .ost file is stored in one of the following locations, depending on your Outlook version and account type:

• C:\Users\\AppData\Local\Microsoft\Outlook
• C:\Documents and Settings\username>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

As a rule, Exchange accounts archive data automatically, and backing up emails is the task of your administrator.

If you want to backup Outlook Exchange emails locally, you can have it done automatically using the AutoArchive feature: File > Options > Advanced > AutoArchive > AutoArchive Settings .

How to restore Outlook backup by importing .pst file

The most reliable and safe way to restore Outlook backup is to let the built-in Import and Export wizard walk you through the process.

Import .pst file to Outlook 2013 and Outlook 2016

To import the backup to your new account, perform the following steps.

Tip. If you want to restore the contents of one specific folder, say Inbox , expand the folders hierarchy under Select the folder to import from , and choose the desired folder. To import all subfolders of the selected folder, make sure the Include subfolders checkbox is selected:

Clicking the Finish button will start importing the contents of your .pst file immediately, and the progress box will stay on the screen until it"s finished.

Import .pst file to Outlook 2010

To migrate your backup to Outlook 2010, click File > Open > Import . This will start the Import wizard, and you follow the above steps to do importing.

Import .pst file to Outlook 2007

In Outlook 2007, you run the Import wizard by clicking File > Import and Export , and then follow steps 2 - 6 of the above instructions.

How to restore Outlook backup manually

As you have just seen, importing a .pst file is quick and straightforward. But direct copying/pasting is even faster. If you need to backup Outlook emails on a regular basis, you can save time using the following way to restore the backup.

A safe way to transfer .pst file to an existing account

First off, it should be noted that copying / pasting the .pst file will delete all current data in your account . So, if you want to keep both the current and backed-up data, rather than paste it manually. Importing will merge the current data and backup data in a single .pst file.

If you have just created a new Outlook account (which automatically creates a new empty .pst file) and you are absolutely confident that your Outlook backup is correct and uncorrupted, you can simply copy/paste the backed-up pst to the location of the current .pst file, and save it there under the same name, overwriting the current .pst. Otherwise, it might be reasonable to test the backup first. Knowing that the current .pst works anyway will surely make testing and restoring less stressful.

Tips and notes:

1. Instead of saving the .pst file to the default location, you can store it on another drive , so in the worst case of C:\ reformatting, you won"t have to rescue your Outlook data. If you do this, on Outlook start-up (step 5 above), you will get a warning message prompting you to locate the .pst file. You click the Browse button, go to where you saved the .pst file, and select it.
2. If you are restoring Outlook after a crash , the original pst file might be missing or beyond repair. In this case, Outlook will also display a warning prompting you to specify the pst file location. You close Outlook, and follow the above steps to replace the damaged .pst file with the backup.
3. When restoring a pst file for an account configured to leave a copy of messages on the server , emails for the specified period will be re-downloaded. If any duplicates occur, you can eliminate them as explained in .

If you have not created an account yet, you can connect your pst backup to a new account during the setup process. This option is available only for the manual account configuration, which is why this method is best suited for administrators and experienced Outlook users who know the Server Information and other important details.

Outlook backup tools

Besides the build-in export/import tools, there exist a handful of third-party plug-ins that can help you backup Outlook emails faster and retain more data, settings and customizations. Most of the backup tools are commercial products, though there are a few free tools too, such as the first 3 add-ins in the below list.

Если на компьютере установлено приложение Outlook, с его помощью вы можете перенести электронные письма, контакты и элементы календаря из одной учетной записи электронной почты в другую.

Например, у вас есть почтовый ящик Office 365 и учетная запись Gmail. Их можно добавить в Outlook. Можно воспользоваться Outlook для экспорта элементов из учетной записи Gmail и их импорта в почтовый ящик Office 365.

Экспортируйте элементы путем создания PST-файла. Этот файл данных Outlook содержит сообщения и другие элементы Outlook и сохраняется на локальном компьютере. Сведения о том, как импортировать элементы после экспорта, см. в статье Импорт писем, контактов и календаря Outlook из PST-файла .

Экспорт писем, контактов и календаря из Outlook в PST-файл

Воспользуйтесь одним из перечисленных ниже наборов инструкций по экспорту.

Office 365: экспорт элементов из почтового ящика Office 365 в PST-файл

Добавьте свою учетную запись электронной почты Office 365 в приложение Outlook, например Outlook для Office 365, Outlook 2016 или 2013. После этого можно переместить письма, контакты и элементы календаря в почтовый ящик Office 365 с помощью Outlook.

1. Outlook без Office 365: экспорт элементов Outlook в PST-файл

   Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Можно сохранить PST-файл в OneDrive, а затем скачать его на новый компьютер. Также можно выполнить сохранение на переносной носитель, а затем импортировать электронную почту, контакты и календарь в Outlook .

   Outlook 2010: экспорт элементов Outlook в PST-файл

   
   

   Outlook 2007: экспорт элементов Outlook в PST-файл

   
   

   Данные Outlook, сохраненные в PST-файле, можно перенести в другое место. Сохраните PST-файл в OneDrive, а затем скачайте его на новый компьютер. Выполните сохранение на переносной носитель для доступа в любом месте, а затем импортируйте электронную почту, контакты и календарь в Outlook .

   Какие данные экспортируются?

   При экспорте электронной почты, контактов и данных календаря в PST-файл создается копия данных. Из Outlook ничего не исчезает. Вы сможете просматривать и использовать сообщения, контакты и данные календаря в Outlook.

   В Outlook при экспорте электронных писем также экспортируются все вложения.

   Outlook не экспортирует метаданные, такие как свойства папок (представления, разрешения и параметры автоархивации), а также правила обработки сообщений и списки заблокированных отправителей.

   Важно: Если вы используете режим кэширования Exchange, Outlook будет экспортировать только элементы, уже находящиеся в кэше. По умолчанию ваш кэш содержит элементы за последние 12 месяцев. Чтобы экспортировать данные за более чем 12 месяцев, сначала отключите режим кэширования Exchange. Дополнительные сведения см. в статье Включение или отключение режима кэширования Exchange .

   Когда следует экспортировать (создавать резервную копию) и импортировать PST-файл?

   Если вы хотите переместить электронную почту из одной учетной записи в другую:

   Например, предположим, что у вас есть старая учетная запись электронной почты Yahoo - [email protected], и вы хотите перенести письма в новую учетную запись электронной почты Office 365 - [email protected].

   Когда вы меняете ПК: если вы переносите электронную почту с одного компьютера, на котором есть Outlook, на другой. Предположим, что на старом компьютере установлено приложение Outlook 2007, а вы только что купили компьютер с Outlook 2016. Экспортируйте данные электронной почты из Outlook 2007 (как описано в этой статье) и импортируйте их в Outlook 2016.

   Когда вы меняете ПК на Mac : если вы переносите электронную почту из Outlook на ПК и импортируете ее в Outlook 2016 для Mac.

   Если вы хотите регулярно создавать резервную копию всех писем, контактов и элементов календаря и сохранять ее в надежном месте. Создав PST-файл, скопируйте его в безопасное место: на USB-накопитель, на другой жесткий диск или в облачное хранилище, такое как OneDrive или Dropbox.

Время от времени нам может понадобиться найти адресные данные старого делового партнера или освежить в памяти переписку с друзьями, которая осуществлялась с помощью одной из специальных программ. Например, Microsoft Outlook. Учитывая, что периодически программы на компьютере переустанавливаются, то бывает так, что необходимые для успешной коммуникации сведения безвозвратно исчезают. Но это происходит только, если заранее не позаботиться о резервном хранении нужной информации на внешнем диске, или, по меньшей мере, на другом диске винчестера.

Сам по себе экспорт в резервную копию в Microsoft Outlook 2010 является достаточно простой задачей, которую может выполнить самый обычный пользователь компьютера, не привлекая для этого внешних специалистов. Резервное копирование осуществляется с помощью всего лишь нескольких кликов мышью на перечисленные ниже кнопки.

1. Для начала откройте саму программу Microsoft Outlook 2010.

2. Далее нажмите на кнопку Файл.

3. В открывшемся меню выбираем Открыть.

4. Находим кнопку Импорт (импорт файлов, параметров …) и нажимаем ее.

5. Выбираем «Экспорт в файл» и кнопку «Далее»

6. Затем выбираем «Файл данных Outlook» и нажимаем «Далее»

7. Выберите копируемую папку. Как правило, это будет «Личные папки» (Outlook). Установите флажок «Включите вложенные папки».

8. Согласитесь с предлагаемым местом хранения файла резервной копии Microsoft Outlook 2010 или укажите другое место. Вариант «Сохранять дубликаты при экспорте» лучше оставить. Нажмите кнопку готово.

В процессе сохранения файла резервной копии Microsoft Outlook 2010 вам будет предложено ввести пароль. Воспользуйтесь этим предложением, если вы хотите обезопасить свои личные сведения от других людей. Однако не забудьте при этом записать пароль от резервной копии Microsoft Outlook 2010. Иначе и для вас будет затруднительно в дальнейшем обратиться к сохраненным сведениям.